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依志願服務法相關規定，志願服務紀錄冊應由志願服務運用單位向各志願服務領域的目的事業主管機關進行申請，無接受個人申請。舉例來說，如果志工接受環保類特殊訓練，紀錄冊則是向環保局申請、接受衛生類特殊訓練，紀錄冊則是向衛生局申請；故志工紀錄冊遺失時，則須向原申請單位進行申請補發。志工可以透過紀錄冊冊號辨別原申請單位為何，例如：冊號為社字第○○○○號，應是向社會處申請補發，冊號為環字第○○○號則是向環保局申請補發，以此類推，倘志工不記得紀錄冊冊號，則可視志工的特殊訓練證書上所載類別推測申請單位，向該機關申請遺失補發。
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